Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht ab 2027

Eine E_Rechnung enthält die Rechnungsangaben in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Dadurch können die Daten automatisiert in Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme übernommen und verarbeitet werden.

Gängige Formate sind beispielsweise:

• XRechnung: Ein rein strukturiertes, XML-basiertes Format, das bislang vor allem bei Behörden und öffentlichen Auftraggebern eingesetzt wird. Für die lesbare Darstellung ist in der Regel ein spezieller Viewer erforderlich.
• ZUGFeRD: Ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten verbindet. Für die elektronische Verarbeitung und steuerliche Beurteilung sind die XML-Daten maßgeblich; der PDF-Bestandteil ermöglicht eine visuelle Darstellung der Rechnung. Es wird insbesondere im Austausch zwischen Unternehmen eingesetzt.

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen übergangsweise weiterhin auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als einfache PDF-Datei versendet werden. 

Ab dem 1. Januar 2027 endet diese Übergangsregelung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Da auch wir von dieser gesetzlichen Vorgabe betroffen sind, werden wir unsere Rechnungen im B2B-Bereich künftig als E-Rechnung in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format ausstellen.  

Die E‑Rechnung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglicht Unternehmen, Rechnungen schneller, effizienter und weitgehend automatisiert zu verarbeiten. Dadurch entfallen viele manuelle Arbeitsschritte, Fehler werden reduziert und Verwaltungsaufwände können sinken. Gleichzeitig schafft die E‑Rechnung die technische Grundlage für zukünftige digitale Meldeverfahren der Finanzverwaltung.

Ja. Eine elektronische Rechnung ist grundsätzlich jede Rechnung, die digital übermittelt wird, beispielsweise als PDF-Datei per E‑Mail. Eine E‑Rechnung im gesetzlichen Sinne enthält zusätzlich strukturierte Daten, die von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden können. Daher gilt eine PDF-Rechnung zwar als elektronische Rechnung, jedoch nicht als E‑Rechnung nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben.

Die E‑Rechnung wird für Unternehmen schrittweise zum Standard im Geschäftsverkehr. Daher benötigen wir zwingend eine aktuelle E-Mail-Adresse für den digitalen Rechnungsversand, damit wir Ihnen Ihre Rechnungen weiterhin zuverlässig, korrekt und ohne Verzögerung zustellen können.

Die Vorteile: Rechnungen erreichen Sie schneller, können einfacher archiviert und in vielen Fällen automatisiert in Ihre Buchhaltung übernommen werden. Das spart Zeit, reduziert manuelle Eingaben und minimiert Fehler.

Die E‑Rechnung betrifft grundsätzlich alle Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung von E‑Rechnungen gelten Übergangsfristen, die jedoch Ende 2026 enden.

Nicht betroffen sind in der Regel:

• Privatkunden (B2C)
• Viele Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise und bestimmte weitere Ausnahmen nach dem Umsatzsteuerrecht

Unabhängig von diesen Ausnahmen stellen wir unsere Prozesse einheitlich um. Daher werden unsere Rechnungen grundsätzlich als E‑Rechnung erstellt und digital versendet.

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle inländischen Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können. Der Gesetzgeber sieht hierfür keine generellen Ausnahmen vor, da die E‑Rechnung flächendeckend im Geschäftsverkehr genutzt werden soll. Das gilt auch für Kleinunternehmer: Sie sind zwar unter bestimmten Voraussetzungen von der Pflicht zur Ausstellung von E‑Rechnungen ausgenommen, müssen E‑Rechnungen jedoch empfangen können. 

Die gute Nachricht: Für den Empfang einer E‑Rechnung reicht grundsätzlich bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.

Für die Übermittlung von E‑Rechnungen gibt es keinen gesetzlich vorgeschriebenen Übertragungsweg. Unternehmen können den für sie passenden Weg nutzen, beispielsweise per E‑Mail, über eine elektronische Schnittstelle, ein Kundenportal oder andere digitale Lösungen.

Wichtig ist, dass Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 den Empfang von E‑Rechnungen sicherstellen müssen. Dafür genügt grundsätzlich bereits eine gültige E-Mail-Adresse bzw. ein E‑Mail‑Postfach.

Ja. Im Zuge unserer Prozessvereinheitlichung sind unsere Kassensysteme so eingestellt, dass jede Rechnung – auch bei einer Barzahlung – grundsätzlich digital als E-Rechnung erstellt und an Ihre E-Mail-Adresse versendet wird.

Bitte beachten Sie dabei folgende Details:

• E-Mail-Zustellung: Sie erhalten die E-Rechnung für Ihren Einkauf im Markt direkt per E-Mail.
• Beleg vor Ort: Sollten Sie direkt beim Einkauf einen physischen Nachweis benötigen, drucken wir Ihnen auf Nachfrage an der Kasse gerne einen Lieferschein aus.

Nein, zwischen der Bezahlung an der Kasse und der Zustellung der E-Rechnung können bis zu 30 Minuten liegen. Ist die E‑Rechnung danach noch nicht eingegangen, prüfen Sie bitte:

• den Spam- oder Junk-Ordner,
• den verfügbaren Speicherplatz Ihres Postfachs,
• mögliche Filter- oder Sicherheitseinstellungen,
• ob die richtige Rechnungs-E‑Mail-Adresse hinterlegt ist.

Sollten Sie die E‑Rechnung weiterhin nicht erhalten, wenden Sie sich bitte an die Mitarbeitenden Ihres Marktes.

Ja. Ihre Daten werden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Die angegebene E-Mail-Adresse nutzen wir für die Zustellung Ihrer Rechnungen sowie für die damit verbundenen Geschäftsprozesse. 

Sofern Sie im Formular zusätzlich den Newsletter abonnieren, verwenden wir Ihre allgemeine E-Mail-Adresse für den Versand unserer Angebote, Neuigkeiten und Informationen. Der Newsletterversand erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. 

Nein. Die Verpflichtung der E-Rechnung verursacht keine zusätzlichen Kosten durch uns.

1. Alle Felder im Formular (außer die Newsletter-Anmeldung) sind Pflichtfelder und müssen vollständig ausgefüllt werden. Wenn Sie versuchen, das Formular abzusenden, ohne alle Pflichtfelder auszufüllen, wird beim jeweiligen Feld ein entsprechender Hinweis in roter Schrift angezeigt.
2. Das CAPTCHA muss vollständig geladen und "abgeschlossen" sein.
3. Im Feld zur Marktsuche muss nach einem Markt gesucht und aus der Dropdown-Liste ausgewählt werden. Nur die Eingabe eines Standorts im Feld reicht nicht aus.

Sollten Sie dennoch Probleme beim Absenden des Formulars haben, senden Sie uns gerne eine E-Mail. Bitte teilen Sie uns dabei mit, welches Gerät (z. B. Smartphone, Laptop oder Tablet) und welchen Browser (z. B. Chrome, Firefox oder Safari) Sie verwendet haben. Ein Screenshot der Fehlermeldung oder des Problems hilft uns ebenfalls bei der Fehlersuche.

Für Fragen rund um die E-Rechnung nutzen Sie bitte unser Kontaktformular und wählen das Thema "E-Rechnung". Wir helfen Ihnen schnellstmöglich weiter.

An e-invoice contains the invoice details in a structured, machine-readable format, enabling the data to be automatically accepted and processed in accounting and ERP systems.

Common formats include:

• XRechnung: A purely structured, XML-based format that has been used primarily by government agencies and contracting public authorities to date. A special viewer is usually required to display the invoice in a readable format.
• ZUGFeRD: A hybrid e-invoice format that combines a readable PDF file with embedded, machine-readable XML data. The XML data is key for electronic processing and tax assessment purposes; the PDF component enables the invoice to be viewed. It is especially used in transactions between businesses.

The mandatory introduction of the e-invoice will be a gradual process. Companies have essentially needed to be capable of receiving e-invoices since 1 January 2025. During the transition period up to the end of 2026, invoices may continue to be sent in paper form or – with the recipient’s consent – as a simple PDF file.

This transitional arrangement will end on 1 January 2027 for businesses with a turnover of more than 800,000 euros in the previous financial year. Since we are also affected by this legal requirement, we will issue our B2B invoices as e-invoices in a structured and machine-readable format in the future.

The e‑invoice represents an important step towards the digitalisation of business processes. It enables companies to process invoices more quickly and efficiently and, to a large extent, automatically, eliminating many manual steps, reducing errors and cutting administrative costs. At the same time, the e‑invoice establishes the technical basis for future digital reporting processes in the context of financial administration.

Yes. An electronic invoice is essentially any invoice that is sent digitally – by email as a PDF file, for example. In the legal sense, an e‑invoice also contains structured data that can be automatically processed by accounting and ERP systems. Accordingly, even though a PDF invoice is considered an electronic invoice, it is not an e‑invoice in line with current legal requirements.

The e‑invoice is gradually becoming the standard for companies in business transactions, which is why it is essential that we have an up-to-date email address for sending digital invoices. This will enable us to continue to issue your invoices in a reliable and correct manner without delay.

The advantages are clear: invoices reach you faster and can be archived more easily. What’s more, in many cases, they can be automatically accepted by your accounts department, saving time, reducing manual data entry tasks and minimising errors.

The e‑invoice essentially applies to all companies involved in B2B transactions. Companies have essentially needed to be capable of receiving e‑invoices since 1 January 2025. Transitional periods have applied to the issuing of e‑invoices, although these are due to cease at the end of 2026.

The following are generally not affected:

• Private customers (B2C)
• Many invoices for small amounts up to 250 euros
• Travel tickets and certain other exceptions in line with VAT legislation

Irrespective of these exceptions, we are taking a standardised approach to changing our processes. Accordingly, our invoices will take the form of an e‑invoice and be sent digitally.

Yes. Since 1 January 2025, all companies based in Germany have needed to be capable of receiving e‑invoices. The legislator does not make any general exceptions to this rule because the e‑invoice needs to be used nationwide in business transactions. This also applies to small businesses. Even though they are exempt from the requirement to issue e‑invoices under certain conditions, they must be capable of receiving e‑invoices.

The good news is that an email inbox is generally all that is needed to be able to receive an e‑invoice.

There is no legally prescribed channel for sending e‑invoices. Companies can use the method that suits them best – by email, for example, or via an electronic interface, a customer portal or other digital solutions.

The important thing is that, since 1 January 2025, companies have had to ensure that they are capable of receiving e‑invoices. A valid email address or an email inbox is generally sufficient for this purpose.

Yes. In the course of standardising our processes, our POS systems have been set up to make sure that every invoice – even when payment is made in cash – is issued digitally as an e-invoice and sent to your email address.

Please bear in mind the following details:

• Email delivery: You will receive the e-invoice for your in-store purchase directly by email.
• In-store receipt: If you need physical proof of purchase, we will be happy to print out a delivery receipt for you at the checkout on request.

No, it may take up to 30 minutes after payment at the checkout for the e-invoice to arrive. If you still haven’t received the e‑invoice after that, please check the following:

• Your spam or junk folder
• The available storage space in your inbox
• Possible filter or safety settings
• Whether the right email address has been provided

If you still do not receive the e‑invoice, please contact the staff at the store where you made the purchase.

Yes. Your data is processed in accordance with the applicable data protection regulations. We use the email address provided to deliver your invoices and manage the associated business processes. 

If you also subscribe to the newsletter in the form, we will use your general email address to send you details of our offers as well as news and other information. The newsletter will only be sent with your consent, which you can revoke at any time. 

No. The requirement to issue e-invoices does not involve us charging any additional costs.

1. All fields in the form (except for the newsletter subscription) are mandatory and must be completed. If you try to submit the form without filling in all required fields, a corresponding message will appear in red under the field that needs attention.
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For any questions regarding e-invoicing, please use our contact form and select the topic "E-Invoicing" (E-Rechnung). We will be happy to assist you and will respond as quickly as possible.